# Quy trình xem trước nháp Hợp đồng và nháp Hóa đơn VAT trước khi thanh toán Windows, Office

> Hướng dẫn 4 bước nhận trước bản nháp Hợp đồng mua bán và bản nháp Hóa đơn VAT điện tử từ CÔNG TY TNHH OLIU GROUP để kế toán, pháp chế kiểm tra trước khi chuyển khoản (áp dụng từ đơn 1 máy).

Canonical HTML: [Quy trình xem trước nháp Hợp đồng và nháp Hóa đơn VAT trước khi thanh toán Windows, Office](https://vietlicense.org/huong-dan/quy-trinh-nhan-nhap-hop-dong-va-nhap-hoa-don-vat-truoc-khi-thanh-toan-windows-office)

## Metadata
- Ngày cập nhật: 2026-11-13
- Người kiểm duyệt: Ban Kỹ thuật và Pháp chế Viet License
- Mục đích tìm kiếm: how-to-prepayment-verification

## Câu trả lời ngắn
Tại Việt License, khách hàng không cần chuyển tiền trước khi kiểm tra thông tin chứng từ. Với mọi đơn hàng cần hóa đơn VAT (kể cả mua 1 máy hoặc nhiều máy), quy trình gồm 4 bước: (1) Chốt đúng phiên bản Windows/Office và gửi thông tin xuất VAT; (2) Nhận bản nháp Hợp đồng mua bán và bản nháp Hóa đơn VAT mang tên CÔNG TY TNHH OLIU GROUP (MST 0109035508) để đối chiếu tên hàng, số lượng, giá trị và MST; (3) Thanh toán vào đúng STK công ty 1015 352 964 – Vietcombank CN Đông Đô; và (4) Nhận license/bộ cài, Hóa đơn VAT điện tử (PDF + XML), Giấy xác nhận nguồn gốc và Danh sách bàn giao.

## Bước 1: Gửi nhu cầu sản phẩm và thông tin xuất hóa đơn VAT
Để tư vấn viên lên đúng bộ chứng từ nháp ngay trong lần phản hồi đầu tiên, khách hàng chuẩn bị ngắn gọn các thông tin sau:
- Tên sản phẩm, phiên bản và số lượng: Ví dụ 01 bản Windows 11 Pro FPP, 02 bản Office Home & Business 2024 hoặc 05 user Microsoft 365 Business Standard.
- Thông tin xuất hóa đơn VAT: Tên công ty/hộ kinh doanh/cá nhân, Mã số thuế (hoặc CCCD đối với cá nhân), Địa chỉ và Email nhận hóa đơn.
- Thông tin nhận hợp đồng (nếu yêu cầu): Họ tên & chức vụ người đại diện ký hợp đồng, số điện thoại liên hệ.

## Bước 2: Kiểm tra bản nháp Hợp đồng & bản nháp Hóa đơn VAT trước khi chuyển tiền
Đây là bước giúp bộ phận mua hàng và kế toán phát hiện sớm và hạn chế tối đa sai sót hành chính trước khi phát sinh dòng tiền và phát hành hóa đơn lên cổng thuế:
- Kiểm tra bản nháp Hóa đơn VAT: Rà soát Tên Bên Mua, MST, Địa chỉ, Tên hàng hóa (đúng phiên bản Windows/Office), Đơn vị tính, Số lượng và Thành tiền.
- Kiểm tra bản nháp Hợp đồng mua bán: Xác nhận điều khoản thanh toán, thời gian giao key/hộp, chính sách bảo hành và tài khoản thụ hưởng.
- Đối chiếu pháp nhân công khai: Kiểm tra chéo MST 0109035508 của CÔNG TY TNHH OLIU GROUP và đường dẫn hồ sơ Microsoft Marketplace.

## Bước 3: Chuyển khoản đúng tài khoản công ty sau khi đã duyệt nháp
Chỉ sau khi người mua và kế toán xác nhận bản nháp đã chính xác hoàn toàn mới thực hiện bước thanh toán:
- Chủ tài khoản thụ hưởng: CÔNG TY TNHH OLIU GROUP.
- Số tài khoản: 1015 352 964 tại Ngân hàng Vietcombank – Chi nhánh Đông Đô.
- Nội dung chuyển khoản: Ghi theo mã đơn hàng hoặc số hợp đồng để hệ thống đối soát và xuất hóa đơn chính thức nhanh chóng.

## Bước 4: Nhận bàn giao license, Hóa đơn VAT XML và Giấy xác nhận nguồn gốc
Ngay khi xác nhận thanh toán thành công, quy trình bàn giao hoàn chỉnh được kích hoạt đồng bộ:
- Bàn giao kỹ thuật: Gửi Product Key / thông tin Bind Account, link tải bộ cài chính thức từ Microsoft và hướng dẫn kích hoạt chi tiết (hoặc chuyển phát nhanh hộp Fullbox nếu đặt bản vật lý).
- Phát hành Hóa đơn VAT điện tử chính thức: Gửi file PDF và XML gốc về email kế toán đã đăng ký.
- Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Cấp Hợp đồng đã ký, Giấy xác nhận & cam kết nguồn gốc và Danh sách Key bàn giao để lưu hồ sơ.

## Bảng tham khảo
| Giai đoạn | Bên Mua thực hiện | Việt License (Oliu Group) cung cấp | Điểm chốt an toàn |
| --- | --- | --- | --- |
| 1. Tư vấn & Chốt SKU | Gửi nhu cầu máy/user & thông tin VAT | Xác nhận đúng phiên bản, tình trạng hàng & báo giá | Tránh mua nhầm Home/Pro hoặc sai hệ điều hành |
| 2. Kiểm tra bản nháp | Kế toán rà soát tên hàng, MST, điều khoản | Gửi nháp Hợp đồng & nháp Hóa đơn VAT | Phát hiện & chỉnh sửa sai sót trước khi xuất chính thức |
| 3. Thanh toán | Chuyển khoản qua ngân hàng công ty | Xác nhận đối soát giao dịch vào STK công ty | Đúng STK 1015 352 964 – CÔNG TY TNHH OLIU GROUP |
| 4. Bàn giao & Hậu mãi | Kích hoạt & kiểm tra file XML trên Cổng Thuế | Key/bộ cài, VAT PDF+XML, XN nguồn gốc, hỗ trợ cài đặt | Khớp đủ hồ sơ kỹ thuật, thuế và bảo hành |

## Câu hỏi thường gặp
### Bản nháp Hóa đơn VAT có dòng 'Chưa cấp số' thì dùng để hạch toán được không?
Không. Bản nháp (trạng thái chưa cấp số) chỉ dùng để kiểm tra trước thông tin tên công ty, mã số thuế, tên hàng và số tiền. Sau khi bạn thanh toán, Oliu Group mới phát hành Hóa đơn VAT điện tử chính thức có số hóa đơn, chữ ký số và file XML để hạch toán.

### Mua 1 máy có được áp dụng quy trình gửi bản nháp trước khi thanh toán không?
Có. Dù là đơn mua 1 máy cho cá nhân hay 1 máy cho công ty, bạn đều có thể yêu cầu xem trước thông tin hóa đơn nháp (và nháp hợp đồng nếu cần) để yên tâm trước khi chuyển khoản.

### Nếu bản nháp có sai sót thông tin địa chỉ hoặc mã số thuế thì xử lý thế nào?
Nhờ bước xem bản nháp trước khi phát hành chính thức, Việt License có thể chỉnh sửa lại ngay lập tức chỉ trong vài phút mà không cần làm thủ tục điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn sau khi đã đẩy dữ liệu lên Cổng Cục Thuế.

### Website có cổng thanh toán thẻ tự động không?
Không. Việt License không thu tiền tự động trực tuyến trên website để tránh trường hợp khách chọn nhầm phiên bản phần mềm hoặc sai thông tin xuất hóa đơn VAT. Mọi đơn hàng đều được tư vấn viên kiểm tra kỹ qua Zalo/Hotline trước khi thanh toán.

## Liên kết liên quan
- [Kiểm tra tài khoản thụ hưởng khi chuyển khoản](https://vietlicense.org/huong-dan/chuyen-khoan-mua-windows-office-kiem-tra-tai-khoan-thu-huong)
- [Hóa đơn VAT mua Windows/Office cần ghi gì?](https://vietlicense.org/huong-dan/hoa-don-vat-mua-windows-office-can-ghi-gi)
- [Hợp đồng mua bán phần mềm cần điều khoản gì?](https://vietlicense.org/huong-dan/hop-dong-mua-ban-phan-mem-ban-quyen-windows-office-can-dieu-khoan-gi)
- [Hồ sơ pháp nhân Công ty TNHH Oliu Group](https://vietlicense.org/ve-vietlicense)

## Nguồn tham chiếu
- [Microsoft Marketplace - OLIU GROUP COMPANY LIMITED](https://marketplace.microsoft.com/en-us/partners/5778c294-d9d5-4ec7-9a25-8228c3053b75/overview)
- [Cổng thông tin Hóa đơn điện tử - Tổng cục Thuế](https://hoadondientu.gdt.gov.vn/)
- [Cổng Thông tin Chính phủ - Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ](https://vanban.chinhphu.vn/?docid=213179&pageid=27160)
- [Cổng Thông tin Chính phủ - Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn hóa đơn, chứng từ](https://vanban.chinhphu.vn/?docid=213855&pageid=27160)