PDF
Tải tài liệu PDFChecklist hồ sơ Windows & Office bản quyền
Bản PDF in được cho kế toán, mua hàng và IT: kiểm tra báo giá, hóa đơn điện tử, file XML, bàn giao license và bảng phân bổ nội bộ.
Trang chủ / Hướng dẫn
Hướng dẫn bản quyền Microsoft
Hồ sơ chứng từ Windows Office bản quyền cho doanh nghiệp
Checklist hồ sơ chứng từ cho doanh nghiệp mua Windows/Office bản quyền: báo giá, hóa đơn VAT điện tử, file XML, thông tin license, bàn giao theo máy hoặc người dùng.
Một bộ hồ sơ Windows/Office bản quyền gọn nhưng đủ cho doanh nghiệp thường gồm báo giá đã chốt, thông tin sản phẩm và số lượng, hóa đơn VAT điện tử, file XML để đối chiếu, thông tin license hoặc key, link tải bộ cài chính hãng, hướng dẫn kích hoạt và bảng bàn giao theo máy hoặc người dùng khi mua nhiều. Việt License hỗ trợ phần thông tin mua hàng, hóa đơn và bàn giao; kế toán nội bộ vẫn nên đối chiếu thêm quy trình lưu hồ sơ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bộ hồ sơ tối thiểu nên giữ sau khi chốt đơn
Với đơn Windows hoặc Office cho doanh nghiệp, bộ hồ sơ tối thiểu nên gồm báo giá đã xác nhận, tên SKU hoặc hình thức license, số lượng máy/người dùng, thông tin license hoặc key được bàn giao, link tải bộ cài chính hãng, hướng dẫn cài đặt/kích hoạt, email hoặc biên bản bàn giao và hóa đơn VAT điện tử nếu doanh nghiệp yêu cầu. Mục tiêu là để kế toán, mua hàng và IT đều truy lại được cùng một bộ thông tin khi cần hạch toán, cài lại hoặc kiểm kê.
Khác nhau giữa Fullbox, No Box và Bind account
Nếu doanh nghiệp nhận Fullbox, nên lưu thêm ảnh hoặc biên nhận bàn giao hộp để dễ đối chiếu nội bộ. Với No Box hoặc Bind account, phần quan trọng hơn là email bàn giao, tài khoản Microsoft nhận license nếu có, hướng dẫn kích hoạt và hồ sơ điện tử đi kèm. Khi mua nhiều máy, đừng chỉ lưu một hóa đơn chung: nên kèm bảng phân bổ để biết license nào gắn với máy nào hoặc người dùng nào.
Sau khi nhận hóa đơn VAT, nên lưu thêm file XML và kiểm tra gì
Khi thông tin xuất hóa đơn hợp lệ, hóa đơn VAT điện tử thường được gửi về email nhận hóa đơn. Doanh nghiệp nên tải cả bản thể hiện và file XML, lưu chung với báo giá và hồ sơ bàn giao, rồi đối chiếu file XML trên Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế tại mục Đọc hóa đơn XML. Đây là bước kiểm tra chứng từ thực tế để đội kế toán nội bộ xác nhận trạng thái hóa đơn, không phải tư vấn thuế.
Bảng bàn giao theo máy hoặc người dùng giúp gì
Nếu mua từ vài máy trở lên, nên chốt ngay bảng bàn giao nội bộ gồm tên máy hoặc tên người dùng, phiên bản Windows/Office, hình thức license, email nhận key/tài khoản, ngày bàn giao và nơi lưu chứng từ. Bảng này giúp IT biết máy nào đã chuẩn hóa, kế toán biết hồ sơ nào đi cùng hóa đơn nào và người phụ trách sau này không phải dò lại từ đầu khi cài lại hoặc thay người dùng.
Thông tin cần gửi để nhận báo giá và bộ hồ sơ đúng ngay từ đầu
Doanh nghiệp nên gửi tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ xuất hóa đơn, email nhận hóa đơn, sản phẩm dự kiến, số lượng máy hoặc người dùng, hình thức bàn giao mong muốn và người phụ trách IT. Với đơn nhiều thiết bị, gửi thêm mã máy hoặc tên người dùng dự kiến để Việt License chuẩn bị cấu trúc bảng phân bổ phù hợp.
Tài liệu thực hành
Tải mẫu dùng ngay
Dùng nội bộ, in ra hoặc đính kèm hồ sơ kiểm kê. Không ghi Product Key đầy đủ vào bản chia sẻ rộng.
Bảng so sánh nhanh
| Hồ sơ cần giữ | Khi nào nên có | Doanh nghiệp dùng để làm gì |
|---|---|---|
| Báo giá đã chốt | Trước hoặc ngay khi duyệt mua | Đối chiếu SKU, số lượng, mốc giá đã xác nhận và đầu mối hỗ trợ. |
| Hóa đơn VAT điện tử và file XML | Khi doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn | Lưu hồ sơ kế toán, đối chiếu chứng từ và kiểm tra lại trên Cổng hóa đơn điện tử. |
| Thông tin license/key hoặc tài khoản nhận license | Ngay sau bàn giao | Biết license nào đã giao cho máy/người dùng nào và dùng lại khi cài lại. |
| Link tải bộ cài chính hãng và hướng dẫn kích hoạt | Khi cần cài lần đầu hoặc cài lại | Tránh tải nhầm nguồn không rõ ràng và giảm lỗi triển khai nội bộ. |
| Bảng phân bổ theo máy/người dùng | Đơn nhiều máy, nhiều user hoặc mua theo đợt | Theo dõi nội bộ, kiểm kê nhanh và bàn giao lại khi thay nhân sự hoặc thay máy. |
Liên kết liên quan
Câu hỏi thường gặp
Không. Fullbox tiện cho lưu hộp và hồ sơ vật lý, nhưng No Box hoặc Bind account vẫn có thể đủ nếu doanh nghiệp lưu rõ báo giá, hóa đơn VAT, file XML, email bàn giao, thông tin license và hướng dẫn kích hoạt.
Có. Doanh nghiệp nên lưu file XML cùng hóa đơn và báo giá để kế toán có thể đối chiếu lại trên Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế khi cần kiểm tra hoặc bổ sung hồ sơ.
Nếu chỉ mua 1-2 bản thì có thể ghi nhận đơn giản trong hồ sơ nội bộ. Từ vài máy trở lên hoặc có nhiều người dùng nhận license, nên lập bảng phân bổ để sau này cài lại, kiểm kê hoặc bàn giao nhân sự không bị nhầm.
Có thể trao đổi theo nhu cầu thực tế, nhưng doanh nghiệp nên gửi trước số lượng máy, sản phẩm cần mua, tên đơn vị, mã số thuế và email nhận hóa đơn để Việt License tư vấn cách chốt hồ sơ gọn hơn.
Cần chốt bộ hồ sơ trước khi đặt hàng?
Gửi tên đơn vị, mã số thuế, sản phẩm, số lượng máy hoặc người dùng và email nhận hóa đơn. Việt License sẽ rà lại đầu mục báo giá, VAT và bàn giao trước khi chốt.
Gửi yêu cầu hồ sơ qua Zalo