Mẫu yêu cầu báo giá bản quyền Microsoft cho doanh nghiệp

Cách dùng mẫu trong 20 phút

Bước đầu tiên là tạo một dòng cho mỗi nhóm nhu cầu có cùng sản phẩm dự kiến. Ví dụ, 12 laptop đang dùng Windows 11 Pro nhưng thiếu hồ sơ là một nhóm; 8 nhân sự cần email và Office desktop là nhóm khác; 4 cộng tác viên chỉ cần truy cập file không nên tự động gộp vào số license đầy đủ. Nếu chưa biết tên sản phẩm, để trống cột phương án dự kiến và mô tả công việc thay vì đoán.

Sau khi điền, IT kiểm tra số thiết bị, phiên bản và yêu cầu triển khai; trưởng bộ phận kiểm tra số user thật; kế toán kiểm tra VAT, thời hạn và người nhận bàn giao. Chỉ gửi file khi ba lớp dữ liệu này không mâu thuẫn. Cách làm này giảm vòng hỏi lại và giúp báo giá thể hiện đúng đơn vị tính: license theo thiết bị cho một số dòng Windows, theo user cho Microsoft 365, hoặc mua một lần cho một số dòng Office.

• Không cần điền giá dự kiến; nhà cung cấp xác nhận giá theo đúng sản phẩm, số lượng và thời điểm.
• Không gộp số máy và số user vào một cột tổng.
• Không gửi password, mã MFA, Product Key hoặc ảnh chụp có dữ liệu đăng nhập.
• Giữ một bản nội bộ có ngày cập nhật và người xác nhận.

Phân biệt ba loại số lượng dễ bị nhầm

Số thiết bị dùng để rà soát Windows và hiện trạng cài đặt. Số người dùng dùng để tính các gói Microsoft 365 Business, vì mỗi người cần tài khoản và được gán license. Số bản Office mua một lần thường liên quan đến số máy hoặc phạm vi cấp phép cụ thể của sản phẩm. Một doanh nghiệp có 20 laptop nhưng chỉ 14 nhân sự có thể cần 20 phương án Windows, 14 tài khoản Microsoft 365 và một số lượng Office khác nếu mô hình triển khai không đồng nhất.

Nếu nhân sự dùng nhiều thiết bị, không nhân số user lên theo số máy khi đang khảo sát Microsoft 365. Ngược lại, nếu có máy kiosk, máy phòng họp hoặc máy dùng chung, đừng mặc định một tài khoản cá nhân dùng chung là phương án phù hợp. Hãy mô tả tình huống để được đối chiếu điều kiện của sản phẩm thay vì cố ép vào một đơn vị tính.

Điền hiện trạng Windows và Office như thế nào

Với Windows, ghi phiên bản nhìn thấy trong Settings, edition Home hay Pro, máy mới hay đang dùng và chứng từ hiện có. Nếu chưa rõ loại license, ghi 'cần kiểm tra' thay vì kết luận OEM, FPP hoặc GGWA. Với Office, ghi tên phiên bản trong Account, người dùng đăng nhập bằng tài khoản cá nhân hay tài khoản doanh nghiệp, và có cần dùng ứng dụng desktop khi không có Internet hay không.

Một ảnh đại diện cho từng nhóm cấu hình có thể hữu ích ở bước tư vấn, nhưng file CSV không phải nơi lưu ảnh. Không dán Product Key đầy đủ, mã kích hoạt hoặc thông tin đăng nhập. Nếu cần kiểm tra sâu, chỉ chia sẻ dữ liệu tối thiểu qua kênh hỗ trợ đã xác minh và giữ bản ghi ai đã nhận thông tin.

Ghi nhu cầu email, Office và Teams theo công việc

Thay vì ghi chung 'cần Microsoft 365', hãy mô tả kết quả công việc: cần email theo domain, họp và lịch, Word/Excel/PowerPoint bản desktop, lưu file cá nhân, thư viện dùng chung hay chỉ chỉnh sửa trên web. Business Basic, Business Standard và Apps for business khác nhau ở các lớp dịch vụ này, nên mô tả nhu cầu rõ sẽ hữu ích hơn việc tự chọn tên gói từ đầu.

Nếu đang chuyển email từ hệ thống khác, bổ sung số mailbox, alias, dung lượng ước tính, domain do ai quản lý và thời điểm có thể đổi DNS. Nếu chỉ mua thêm user vào tenant hiện có, ghi tên tenant hoặc domain ở mức nhận diện cần thiết, nhưng không ghi tài khoản quản trị hay thông tin khôi phục vào file gửi báo giá.

Checklist trước khi gửi yêu cầu báo giá

Kiểm tra xem mỗi dòng có một owner nội bộ, số lượng, thời hạn và ngày cần dùng hay chưa. So sánh tổng user với danh sách nhân sự đang hoạt động; loại tài khoản test, tài khoản đã nghỉ hoặc license giữ dư nhưng chưa có kế hoạch. Đối chiếu số máy Windows với danh sách tài sản để tránh bỏ sót máy từ xa hoặc máy dự phòng. Với VAT, chỉ đánh dấu nhu cầu trong file; thông tin pháp nhân chi tiết được cung cấp ở bước giao dịch theo quy trình của doanh nghiệp.

Sau khi nhận báo giá, không chỉ so tổng tiền. Hãy kiểm tra đúng tên sản phẩm, đơn vị tính, thời hạn, số lượng, cách bàn giao, thông tin hóa đơn và người chịu trách nhiệm nhận license. Nếu có dòng 'liên hệ' hoặc giá cần xác nhận, yêu cầu báo giá ghi ngày hiệu lực thay vì dùng ảnh chụp giá cũ làm căn cứ lâu dài.

• Số thiết bị và số user đã được người phụ trách xác nhận.
• Nhu cầu desktop, email, Teams và cloud không bị gộp mơ hồ.
• Ngày triển khai và kỳ hạn đã rõ.
• Không có password, mã MFA, key hoặc dữ liệu cá nhân thừa.
• Người nhận bàn giao và yêu cầu VAT đã được chỉ định.

Cách lưu mẫu để lần gia hạn sau không làm lại từ đầu

Sau giao dịch, thêm mã báo giá hoặc hợp đồng vào hệ thống nội bộ của doanh nghiệp, không nhất thiết vào file chia sẻ ban đầu. Cập nhật trạng thái đã bàn giao, ngày bắt đầu, ngày gia hạn và owner của từng nhóm license. Hằng tháng hoặc khi có onboarding/offboarding, người phụ trách điều chỉnh số user và quyền truy cập; trước kỳ gia hạn 30-45 ngày, dùng lại file đã được làm sạch để rà soát tăng giảm.

Mục tiêu của mẫu không phải tạo thêm thủ tục. Nó tạo một nguồn dữ liệu chung để IT nói về thiết bị và cấu hình, phòng ban nói về người dùng, kế toán nói về chứng từ và nhà cung cấp nói về SKU. Khi các bên dùng cùng đơn vị tính, doanh nghiệp sẽ dễ phát hiện mua dư, thiếu owner hoặc nhầm giữa license mua một lần với subscription.