Hướng dẫn bản quyền Microsoft
Mua Windows & Office chuẩn VAT, có hợp đồng và cam kết nguồn gốc gồm những giấy tờ gì?
Tổng hợp trọn bộ 5 lớp chứng từ chuẩn mực khi mua bản quyền Windows, Office tại Việt License (CÔNG TY TNHH OLIU GROUP): Microsoft Marketplace, Hóa đơn VAT XML, Hợp đồng mua bán, Giấy cam kết nguồn gốc và Danh sách Key bàn giao.
Nguyên tắc vàng: Đọc đúng vai trò từng lớp chứng từ, không đánh đồng
Khi kiểm kê nội bộ hoặc mua sắm cho doanh nghiệp, sai lầm phổ biến nhất là bắt một tờ giấy duy nhất chứng minh tất cả. Thực tế, mỗi chứng từ trong bộ hồ sơ chuẩn trả lời một câu hỏi pháp lý và kỹ thuật khác nhau:
- Hợp đồng mua bán (HĐMB): Ràng buộc thỏa thuận dân sự – thương mại giữa Bên Mua và Bên Bán (CÔNG TY TNHH OLIU GROUP), chốt rõ sản phẩm, số lượng, điều kiện thanh toán và bảo hành.
- Hóa đơn VAT điện tử (PDF + XML): Chứng minh nghĩa vụ thuế và giao dịch mua bán hợp pháp tại Việt Nam để kế toán hạch toán chi phí hợp lý.
- Giấy xác nhận & cam kết nguồn gốc (XN-OLIU): Văn bản do Oliu Group phát hành gắn với số hợp đồng/đơn hàng, khẳng định trách nhiệm nguồn gốc thương mại của Bên Bán.
- Danh sách Key bàn giao & bộ cài chính hãng: Giúp bộ phận IT quản lý phân bổ từng mã sản phẩm theo từng thiết bị hoặc tài khoản người dùng.
Lớp 1 & 2: Đối chiếu pháp nhân Microsoft Marketplace và Hợp đồng mua bán
Trước khi chuyển khoản, doanh nghiệp hoặc cá nhân mua từ 1 máy trở lên đều có thể kiểm tra độc lập năng lực pháp nhân bán hàng. CÔNG TY TNHH OLIU GROUP (OLIU GROUP COMPANY LIMITED, MST 0109035508) công khai thông tin trên Microsoft Marketplace và thực hiện ký kết Hợp đồng mua bán trực tiếp với khách hàng.
- Tên pháp nhân trên Marketplace: OLIU GROUP COMPANY LIMITED – Ha Noi, Vietnam.
- Thông tin trên Hợp đồng: Bên Bán là CÔNG TY TNHH OLIU GROUP, Đại diện Giám đốc Nguyễn Đình Hải, tài khoản ngân hàng công ty 1015 352 964 tại Vietcombank Chi nhánh Đông Đô.
- Hỗ trợ gửi bản nháp Hợp đồng qua Zalo/email trước khi ký để pháp chế và kế toán Bên Mua kiểm tra điều khoản.
Lớp 3: Hóa đơn GTGT (VAT) điện tử chuẩn PDF và XML gốc
Khác với hóa đơn bán lẻ thông thường hoặc biên nhận viết tay, Hóa đơn VAT điện tử hợp lệ phải có đầy đủ bản thể hiện PDF và tệp dữ liệu gốc XML mang chữ ký số của Bên Bán và mã của cơ quan Thuế (nếu áp dụng).
- Tên hàng hóa trên hóa đơn thể hiện rõ phiên bản Windows hoặc Office, đơn vị tính và số lượng (kể cả mua 1 máy).
- Kế toán có thể tải file XML kiểm tra trực tiếp tại mục Đọc hóa đơn XML trên https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Bản nháp hóa đơn VAT được gửi kiểm tra trước để tránh sai sót mã số thuế, tên đơn vị hoặc mô tả hàng hóa.
Lớp 4 & 5: Giấy xác nhận cam kết nguồn gốc và Danh sách Key bàn giao
Sau khi phát hành hóa đơn và bàn giao phần mềm, Oliu Group lập Giấy xác nhận & cam kết nguồn gốc kèm Danh sách Key bàn giao theo từng đơn hàng để hoàn thiện hồ sơ lưu trữ cho IT và Kế toán.
- Giấy xác nhận & cam kết nguồn gốc ghi rõ mã văn bản tham chiếu theo hợp đồng, danh mục sản phẩm Microsoft, cam kết trách nhiệm của Oliu Group và mã QR dẫn về hồ sơ Microsoft Marketplace.
- Danh sách Key bàn giao liệt kê chuẩn sản phẩm, hình thức đóng gói (Fullbox/USB/DVD/Key điện tử/Bind Account) và mã key hoặc thông tin gán tài khoản theo từng máy.
- Lưu ý riêng với SKU vật lý có lô nhập khẩu (như Windows 11 Pro DSP OEI DVD FQC-10528 / KW9-00632): có thêm tài liệu đối chiếu lô nhập khẩu đã che thông tin nhạy cảm; không áp dụng mặc định cho dạng key điện tử hoặc Microsoft 365.
Ma trận 5 chứng từ chuẩn khi mua Windows & Office tại Việt License
| Chứng từ | Đơn vị phát hành | Giá trị đối chiếu chính | Phạm vi áp dụng |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ Microsoft Marketplace | Cổng đối tác Microsoft (tự công bố) | Đối chiếu tên pháp nhân OLIU GROUP, địa điểm Hà Nội, nhóm giải pháp | Mọi khách hàng kiểm tra trước mua |
| Hợp đồng mua bán (HĐMB) | CÔNG TY TNHH OLIU GROUP & Bên Mua | Ràng buộc tên hàng, giá trị, STK công ty, tiến độ giao & bảo hành | Đơn doanh nghiệp & đơn 1 máy khi yêu cầu |
| Hóa đơn VAT điện tử (PDF + XML) | CÔNG TY TNHH OLIU GROUP (MST 0109035508) | Ghi nhận giao dịch hợp lệ, khấu trừ/hạch toán thuế tại Việt Nam | Tất cả đơn hàng từ 1 máy có thông tin VAT |
| Giấy xác nhận & cam kết nguồn gốc | CÔNG TY TNHH OLIU GROUP | Cam kết nguồn gốc thương mại theo đơn hàng, gắn QR đối chiếu | Đơn hàng cần hồ sơ cam kết nguồn gốc |
| Danh sách Key bàn giao | CÔNG TY TNHH OLIU GROUP | Quản lý phân bổ license theo thiết bị/user cho IT & kiểm kê tài sản | Mọi đơn giao key hoặc tài khoản |
Câu hỏi thường gặp
Liên kết liên quan
Cần xem mẫu bộ 5 chứng từ của Công ty TNHH Oliu Group?
Nhắn Zalo để nhận bộ mẫu minh họa (Hợp đồng, Nháp VAT, Giấy xác nhận nguồn gốc, Danh sách key bàn giao) và đối chiếu trực tiếp trước khi chốt đơn từ 1 máy.
Yêu cầu bộ mẫu chứng từ qua Zalo